Junior directiesecretaris/stafmedewerker in Amsterdam

Beschrijving

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en

gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor

betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een

personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie

jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Zuidas is een kleine, dynamische organisatie met gemotiveerde collega's. Ons kantoor, in het

WTC, staat midden in ons werkgebied. Zuidas is onderdeel van het cluster Ruimte en

Economie van gemeente Amsterdam en heeft een kleine kern van medewerkers die in dienst

van Zuidas zijn. Daarnaast werken we met zo'n 150 collega's uit verschillende

organisatieonderdelen van gemeente Amsterdam en extern ingehuurde krachten, die in

project- en programmateams aan de ontwikkeling van het gebied aan de Zuidas werken.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit vijf collega's met een zeer divers en dynamisch

verantwoordelijkhedenpakket ter ondersteuning van de organisatie. De afdeling adviseert en

ondersteunt het directieteam en de overige collega's, is onder andere verantwoordelijk voor

een goed verloop van de bestuurlijke besluitvorming en draagt zorg voor capaciteit. Zij werkt

samen met de diverse collega's van de stedelijke bedrijfsvoering, verbindt en bewaakt dat er

volgens stedelijke richtlijnen wordt gewerkt. De afdeling draagt bovendien zorg voor

samenhang en continuïteit binnen de organisatie van de verschillende

bedrijfsvoeringsprocessen.

Functieomschrijving

In de functie van stafmedewerker/junior secretaris directieteam heb jij een veelzijdige baan. Als secretaris vervul je een ondersteunende rol binnen het directieteam van Zuidas en ben je de rechterhand van de directiesecretaris/-adviseur. Jij ondersteunt bij het inhoudelijk voorbereiden van het wekelijkse organisatieoverleg en directieoverleg. Samen met de directiesecretaris/-adviseur zorg je daarmee voor een goede voorbereiding van het overleg, zodat de directieleden (en/of bestuurders) beschikken over goed voorbereide informatie en besluiten, de processen goed georganiseerd zijn en de condities rondom de overleggen optimaal zijn. Ook houd je acties en procesafspraken bij en monitor je de voortgang. Je kunt zelfstandig (directie)verslagen maken, notities en presentaties opstellen. Je ondersteunt bovendien bij andere reguliere overleggen en organiseert inhoudelijk (mede) werkbezoeken en uiteenlopende bijeenkomsten met zowel interne als externe partijen. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor ad-hoc opdrachten en je treedt op als vraagbaak waarbij je nauw afstemt met de directiesecretaris/- adviseur, de directiesecretaresse en andere collega's. Je ondersteunt ook de staf en directie van Zuidas, je helpt collega's bij de bestuurlijke besluitvorming, het gebruik van Andreas, iBabs en SharePoint.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Je ondersteunt de directiesecretaris/- adviseur bij de organisatie van directie overleggen en bestuurlijke besluitvorming. Zo ben je verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en verslaglegging van het wekelijkse directieoverleg Zuidas en het wekelijkse organisatieoverleg. Voor de bestuurlijke Staf Zuidas vraag je tijdig de onderwerpen uit en zorgt er voor de collega's goed zijn geïnformeerd over bijvoorbeeld de aanlevering in Andreas, je screent de dagmail op schriftelijke vragen en stuurt de weekmail rond;
• Voor diverse andere overleggen verzamel je ook de stukken, maakt de agenda op en verwerkt de stukken in SharePoint en iBabs;
• Je organiseert inhoudelijk (mede) diverse werkbezoeken en uiteenlopende bijeenkomsten;
• Je woont de netwerkbijeenkomsten bestuurlijke besluitvorming bij en onderhoudt contacten binnen het netwerk en bent de vraagbaak voor medewerkers van Zuidas over bestuurlijke besluitvorming;
• Je bent accountbeheerder voor Andreas, iBabs en SharePoint, zorgt dat de juiste mensen een account hebben en helpt collega's op weg;
• Je bent als ICT-contactpersoon de link tussen Zuidas en het I-domein en verzorgt onder andere de aan- en afmeldingen van de (ingehuurde) medewerkers. Je hebt bovendien nauw contact met de officemanager over ICT-aangelegenheden op de werkvloer.

Functie-eisen

Voor deze functie Stafmedewerker beschik je over:

• Ervaring met voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen:
• Helder en duidelijk mondeling en schriftelijk kunnen communiceren:
• Kennis van verschillende systemen.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Een contract van 6 maanden
• Een functie voor 32-36 uur per week
• Een salaris van € 3167,- tot € 4537,- op basis van 36 uur en gebaseerd op de relevante werkervaring en opleiding
• 8% vakantiegeld
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per km met een maximum van €9 voor een retour.
• Een pensioensopbouw na 8 gewerkte weken
• Een dertiende maand

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Ryann, voor vragen kun je mailen met R.van.Roekel@Olympia.nl.

Contactgegevens
Ryann van Roekel
Rhijnspoorplein 10
1018 TX Amsterdam

Email: r.vanroekel@werk.olympia.nl

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)