Managementassistent Financiën en Inkoop in Amsterdam

Beschrijving

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het cluster Bedrijfsvoering is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. In het cluster Bedrijfsvoering vindt ondersteuning van de bedrijfsvoering plaats. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de gemeente Amsterdam, bewaakt de doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen en verzorgt de financiële informatievoorziening.

De afdeling Staf binnen de directie Financiën en Inkoop (F&I) ondersteunt het management van de directie. Het zorgt dat er kwalitatief volwaardige besluitvorming plaatsvindt, zowel binnen de directie F&I, GMT als wethouder en B&W. De staf vormt ook een liaison richting de verschillende partners binnen het cluster Bedrijfsvoering zoals Communicatie, P&O, Facilitair Bureau en IV. Je komt te werken in een informeel en hecht team (5 fte).

Functieomschrijving

Je houdt van afwisselende werkzaamheden en hebt er plezier in veel ballen tegelijk in de lucht te houden. En draag je graag bij aan goede onderlinge relaties binnen het team en zorg je voor een soepele afhandeling van de secretariële en administratieve processen? Lees dan verder en solliciteer!

In de functie van Managementassistent Directie Financiën en Inkoop is het belangrijk dat je kunt verbinden en prioriteiten kunt inschatten. Daarnaast ben je zorgvuldig en betrouwbaar. Ook kun je goed schakelen tussen verschillende taken en fungeer je als vraagbaak. Je zorgt voor het organiseren van de agenda en het juist en accuraat verwerken van onder andere de mailberichten en bijkomende taken. Je bent een schakel in het team, samen zorgen jullie ervoor dat de manager/teamleiders die je ondersteund zo goed mogelijk de taak kan uitvoeren. Hiervoor zoek je proactief de verbinding met andere collega's. Je bent flexibel en raakt niet snel van slag als je dag anders verloopt dan verwacht. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren is een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift een harde eis. Verder heb je kennis van gangbare management tools en systemen.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Complex agendabeheer en mailbeheer;
• Proactieve ondersteuning van de managers en teamleiders;
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen vergaderingen/bijeenkomsten;
• Samenstellen van digitale mappen voor vergaderingen en besprekingen in IBABS
• Het regelen van de follow-up van overleggen/bijeenkomsten;
•  Vervanging van collega directiesecretaresses bij afwezigheid;
•  Regelen facilitair zoals: kantoorartikelen bestellen, ICT en demandtaken (ict contactpersoon);
•  In AFS: autoriseren van facturen, inkooporders en prestatie verklaringen aanmaken;
•  Archiveren mailbox;
•  Telefoon afhandelingen en alle overige voorkomende adhoc werkzaamheden.

Functie-eisen

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• Minimaal een mbo plus werk- en denkniveau. Een aantoonbare opleiding richting secretariële ondersteuning en/of officemanagement;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en goede kennis van MS Office;
• Werkervaring in een ondersteunende/secretariële functie;
• Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail;
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel) en andere applicaties zoals IBabs/AFS;
• Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband samenwerken;
• Je beschikt over een pro-actieve houding en werkt nauwkeurig.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut;
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Aandacht voor details: Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Arbeidsvoorwaarden

• Een parttime of fulltime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 2545,- en maximaal € 3612,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie.
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met een max van €4,50 (enkele reis);
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Vanaf je 21e bouw je meteen pensioen op en vanaf je 18e na 8 weken;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Toegang tot het leerplatform Studytube;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@olympia.nl

Contactgegevens
Sjoerd de Vries
Rhijnspoorplein 10
1018 TX Amsterdam

Email: sjoerd.devries@werk.olympia.nl

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)