Managementassistent Dagelijks Bestuur in Amsterdam

Beschrijving

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Stadsdeel Oost is een bruisend stadsdeel dat bovendien het snelst groeit met de komst van weer een nieuw gedeelte IJburg. Het stadsdeel kent een aantal gebieden die onderling zeer verschillen en die ieder hun eigen sociale en fysieke dynamiek hebben.

De stadsdelen weten wat er speelt in hun wijken en buurten. Daardoor zijn zij in staat snel en flexibel signalen op te pakken en de juiste interventies in te zetten. Gebieds- en opgavegericht werken is de belangrijkste focus om complexe opgaven in gebieden, wijken en buurten te kunnen realiseren. In Stadsdeel Oost doen we dit met de Cirkelmethode.

"Wij zijn toekomstbouwers en samen maken wij Oost en wij laten ons beeldmerk, de vingerafdruk, achter op alles wat we voor en door Oost doen is de slogan van dit traject. De drie waarden die deze ambitie typeren zijn resultaatgericht, innovatief en samenwerken."

Functieomschrijving

Heb jij een passie voor plannen en organiseren, een scherp oog voor detail en kan je goed omgaan met vertrouwelijke informatie? Je bent een teamspeler die proactief kan handelen en zich gemakkelijk kan aanpassen aan een snel veranderende omgeving. Zoek niet verder! We zijn op zoek naar een toegewijde Management Assistent die de gemeente Amsterdam komt versterken.

In het kort:

• De agenda van deze bestuurder tiptop in orde hebben, is voor jou een puzzel die je graag maakt.
• Je bent graag op kantoor om gasten van de bestuurder te ontvangen en met collega's te sparren en samen te werken.

In de functie van Managementassistent van het Dagelijks Bestuur weet jij naaste collega's en externe partijen in Amsterdam snel de juiste mensen bij elkaar te brengen. Jij doet dit moeiteloos! Het is belangrijk dat je kunt verbinden en prioriteiten kunt inschatten en dat je zorgvuldig en betrouwbaar bent. Daarnaast kun je goed schakelen tussen verschillende taken en ben je een vraagbaak. Je zorgt voor het organiseren van de agenda en het juist en accuraat verwerken van onder andere de mailberichten en bijkomende taken. Je bent een schakel in het team, samen zorgen jullie ervoor dat de bestuurder die je ondersteund zo goed mogelijk de taak kan uitvoeren. Hiervoor zoek je proactief de verbinding met andere collega's binnen en buiten het Stadsdeel. Vereist is en goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en kennis van gangbare management tools en systemen.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Beheren van de agenda en plannen en voorbereiden van overleggen en vergaderingen;
• Alert zijn op het proces en aan de bel trekken wanneer een taak spoed heeft;
• Agenda opstellen en verspreiden van stukken voor vergaderingen
• Het plaatsen van de stukken in I-Babs/ Andreas en eventueel andere applicaties;
• Terugkoppelen acties/besluiten n.a.v. Vergaderingen;
• Archivering van de stukken in Decos;

Functie-eisen

Voor deze functie Managementassistent van het Dagelijks Bestuur beschik je over de volgende competenties:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut;
•  Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
•  Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
•  Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
•  Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Arbeidsvoorwaarden

• Een parttime baan van 24-32 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 2887,- en maximaal € 4025,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie.
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met een max van €4,50 (enkele reis);
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Vanaf je 21e bouw je meteen pensioen op en vanaf je 18e na 8 weken;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Toegang tot het leerplatform Studytube;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@olympia.nl

Contactgegevens
Sjoerd de Vries
Rhijnspoorplein 10
1018 TX Amsterdam

Email: sjoerd.devries@werk.olympia.nl

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)