Management assistent in Amsterdam

Beschrijving

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!  

Functieomschrijving

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

Je bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van de afdelingsmanager. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer van de afdelingsmanager, maar ondersteunt ook de teammanagers bij organiseren van teambijeenkomsten of het inplannen van belangrijke afspraken. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het organiseren, voorbereiden en vastleggen van MT vergaderingen. Je bewaakt de voortgang van de vastgestelde acties en genomen besluiten.

Hierbij valt te denken aan het uitzetten van actiepunten, het bewaken van deadlines en het verzamelen van alle informatie en stukken die voor de vergaderingen nodig zijn. Ook beheer je de interne webpagina voor de medewerkers van de afdeling en ben je verantwoordelijk voor een aantal facilitaire zaken, zoals het boeken van zalen en het uitgeven van nieuwe toegangspassen.

Algemene werkzaamheden:

• Complex Agendabeheer (zowel individuele als complexe afspraken).
• Notuleren (bestuurlijke-, directie-, management- en afdelings overleggen).
• Plannen en organiseren van grote en kleine overleggen en bijeenkomsten.
• Registreren van gegevens in systemen en applicaties. Mailbeheer (prioritering en afhandeling).
• Verzorgen documentregistratie, beheren en distribueren informatie, voorbereiden correspondentie, zelfstandig opstellen van e-mails en brieven.
• Ondersteunen projecten, voorbereiden planningen, bewaken voortgang actie- en reactie termijnen, opstellen overzichten.
• Aanvragen van autorisaties en facilitaire aangelegenheden

Functie-eisen

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende functie op een secretariaat;
• Ervaring met werken voor de gemeente Amsterdam of een grote organisatie heeft de voorkeur;
• Ruime ervaring met MS-office, PowerPoint, Excel.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;

Competenties:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Arbeidsvoorwaarden

• Een functie voor 32-36 uur per week
• Een salaris van € 2878,- tot € 4052,- op basis van 36 uur en gebaseerd op de relevante werkervaring en opleiding
• 8% vakantiegeld
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 cent per km met een maximum dagvergoeding van €9,00
• Een pensioensopbouw na 8 gewerkte weken bij Stipp
• Een dertiende maand

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Contactgegevens
Sebastiana de Man
Rhijnspoorplein 10
1018 TX Amsterdam

Email: s.deman@werk.olympia.nl

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

HBO

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)