Management Assistent in Schiphol

Beschrijving

Connecting your world

Als Management Assistant zorg je voor een adequate ondersteuning van de Director Finance en de Director Risk & Audit.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor:

• 
  
• Complex agendabeheer voor de 2 directeuren;
  
• Standaard secretariële taken, zoals dossierbeheer (SharePoint), notuleren van vergaderingen (in overleg) en overige administratieve taken van de Senior Manager en de afdeling;
  
• Het organiseren van dienstreizen;
  
• De organisatie van onder andere teambijeenkomsten en klantevenementen;
  
• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken;
  
• De onboarding van nieuwe collega's (bijv. Het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers);
  
• Tevens ben je een schakel met de WorkForcedesk m.b.t. Inhuur externen en zorg je voor een soepele en gastvrije ontvangst. Ontzorgen is hier het sleutelwoord;
  
• Inplannen en organiseren van sollicitatiegesprekken, meet ups met samenwerkingspartners of andere stakeholders.
  
   
  

Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet je zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.  

You've got this

Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en Engels. Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om. Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen. Je helpt collega's graag, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team van Management Assistentes binnen Schiphol Finance en Risk & Audit. Je bent een belangrijke motor en de smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.  

Je bent proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om onder druk te werken. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk!  

Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams. Daarnaast heb je minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau. Tenslotte ben je flexibel, stressbestendig en je houdt van een dynamische werkomgeving. 

You get this

• 
  
• Een marktconform salaris van € 3.416,- tot € 4.407,-  o.b.v. 36 uur (schaal 8) afhankelijk van je kennis en ervaring; 
  
• Flexibele werktijden voor een optimale balans tussen werk en privé met een thuiswerkvergoeding;
  
• 8,33% vaste eindejaarsuitkering; 
  
• We geven je ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. Zo is er een persoonlijk duurzaam inzetbaarheidsbudget (2% van je jaarsalaris) dit kun je inzetten voor onder andere opleiding, coaching, sporten of verlof.
  
• 5 weken vakantie (o.b.v. 36 uur per week) met de mogelijkheid om extra dagen te kopen.
  
• Wij stimuleren een inclusieve cultuur daarom heb je recht op twee diversiteitsdagen, te gebruiken op een willekeurige (feest)dag; 
  
• Via Schiphol Go kun je zelf bepalen hoe je naar en van je werk reist; 
  
• We stimuleren het reizen met openbaar vervoer, daarom ontvang je een NS-Business Card; 
  
• Smartphone, keuze uit iPhone 13 of Samsung Galaxy S21; 
  
• Vanuit Schiphol willen we je ondersteunen om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. Een gezonde 'work/life balance' vinden we daarbij belangrijk, jij kiest (afhankelijk van jouw functie) waar en hoe je werkt. Daarom bieden we je de Bring Your Own (BYO) regeling aan waarbij je €450,- kunt besteden aan een tablet of accessoires of (ergonomische) bureau of bureaustoel.
  

About the team

De afdeling Finance houdt binnen de Royal Schiphol Group de controle over bedrijfsfinanciën, kapitaalinvesteringen én de risico's die daarbij horen. Samen met 132 collega's maken we financiële rapporten en geven we advies over wetten en regels. Zo zorgen we voor een goede financiële administratie en geven we de directie en organisatie inzicht in het proces. 

About Schiphol Group

Met 2.400 collega's zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Zo leveren we een bijdrage aan hoe het met de economie en met de mensen gaat. In Nederland en daarbuiten

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Middelbare school

Plaats

Schiphol

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)

Gepubliceerd op

02-06-2023