Secretarieel medewerker in Eindhoven

Beschrijving

De TU Eindhoven is op zoek naar een

Secretarieel Medewerker

Het bureau Studium Generale heeft tot taak de maatschappelijke, intellectuele en culturele vorming van studenten te bevorderen. In samenwerking met studenten organiseert Studium Generale lezingen, discussies, concerten, tentoonstellingen, excursies, theater- en filmvoorstellingen en workshops voor studenten. Daarnaast heeft Studium Generale de taak de culturele rol van de universiteit in de stad en de regio te versterken en de studentenamateurkunst te bevorderen.

Wat we zoeken
Als secretarieel medewerker ben je van vele markten thuis, je bent aanspreekpunt van Studium Generale voor alle geplande en ongeplande vragen zowel fysiek als online, je vervult uiteenlopende organisatorische en administratieve taken, je maakt notulen en bent inzetbaar bij de ondersteuning van diverse vormen van communicatie. Je bent een teamplayer, proactief en flexibel . Inkomende vragen en verzoeken weet je snel en klantvriendelijk te beantwoorden of door te spelen naar de juiste collegae. Je bent eraan gewend dat de dagen op het werk zelden hetzelfde zijn en kan inspelen op wat er nodig is. Je kunt je eigen werk goed indelen en je houdt ervan om met een klein team mee te werken aan aansprekende programma’s die studenten helpen hun horizon te verbreden.

Wat ga je doen als Secretarieel Medewerker?

• Notuleren en uitwerken van de wekelijkse bureauvergadering en de 4 maandelijkse Bestuurscommissie vergadering.
• Ondersteuning communicatieactiviteiten, waaronder bijhouden van de website, beheer audiovisuele kanalen zoals narrowcasting en digitale zuil (MUPI).
• Beheren en inventariseren van de apparatuur lijst (voorzieningen voor SG-programma’s, inclusief catering).
• Bijhouden en op orde houden van het adressen en bezoekersaantallen per programma.
• Verzorgen van de studenten aanwezigheidsregistratie en bijbehorende administratie met betrekking tot de SG&USE-regeling.
• Aanspreekpunt voor studenten, studieadviseurs, collega’s van de afdeling Education & Student Affairs en collega’s van de afdeling Information Management Services met betrekking tot deze regeling.
• Uiteenlopende secretariële activiteiten, zoals vergaderingen plannen, catering regelen, verzorgen mailings en management ontzorgen.
• Programma ondersteuning.

Functie-eisen

• Secretariële of administratieve opleiding op tenminste MBO-niveau
• Bedreven met de gangbare Microsoft Office pakketten (Word, Excel,MS-Teams, Outlook, Access e.a.)
• Je bent accuraat, betrouwbaar en communicatief
• Organiserend en ondersteunend vermogen
• Je kan goed omgaan met deadlines en bent oplossingsgericht
• Pre: ervaring met website content management tools.
• Affiniteit met en kennis van de primaire doelgroep: (TU/e) studenten
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Wat biedt de TU Eindhoven jou?
Wij bieden jou een uitdagende functie binnen een innovatieve internationale universiteit, met een sterke groei. U wordt aangesteld voor een periode van één jaar. Benoeming via Euflex (de detacheringsorganisatie van de TU/e) wordt in overweging genomen.

Bij gebleken geschiktheid, zal het contract worden omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.

Naast goed salaris, zijn er volop mogelijkheden voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling.

• Een fulltime contract en een marktconform salaris van minimaal
• € 2.367,- en maximaal € 3.196,- (salarisschaal 7 CAO NU)
• Eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, sportfaciliteiten en kinderopvang op de TU/e campus;
• Keuzemodel arbeidsvoorwaarden;
• 29 verlofdagen en 12 compensatiedagen op basis van een 40-urige werkweek;
• Declaratie reiskosten; Standaard thuiswerkvergoeding (conform TU/e beleid);
• Pensioenregeling;

Informatie:

• Voor meer gedetailleerde informatie over de functie kun je contact opnemen met Lucas Asselbergs, Afdelingshoofd Studium Generale, tel. 040 – 2472634, e-mail l.j.asselbergs@tue.nl.
• Voor vragen over de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met de afdeling HR Services, e-mail HRServices.SupportUnits@tue.nl, tel. 040 - 247 4486.
• Meer informatie is te verkrijgen via de link: https://www.tue.nl/en/working-at-tue/why-tue/conditions-of-employment/
• Informatie over de afdeling DML kun je vinden via de link: https://www.tue.nl/en/our-university/about-the-university/support-services/data-management-and-library/

Solliciteren
Als je geïnteresseerd bent in deze vacature kan je solliciteren door je motivatie en curriculum vitae te uploaden via onze sollicitatiepagina. De sluitingsdatum voor deze vacature is 7 januari 2022.

Trefwoorden: Secretaresse, Secretarieel Medewerker, Administratief Medewerker, Management assistent, mbo, vacature Eindhoven

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO

Plaats

Eindhoven

Dienstverbanden

Parttime (overdag)