Secretaresse gezocht bij de ING Arnhem voor dinsdag en donderdag

Beschrijving

Voor de ING zijn we op zoek naar een secretaresse voor de dinsdag en de donderdag (16 uur) vanaf 13 maart t/m 12 september. Het is dus een tijdelijk functie!

Functie
Je werkt bij het Callcenter voor vier teammanagers (TM’s) van het Callcenter ING Arnhem. Het callcenter bestaat uit vier afdelingen: Dagelijkse Bankzaken, Hypotheken, Vermogen en Zakelijk.
Tevens ben je het visitekaartje en aanspreekpunt voor de unitmanagers (UM’s), telefonisch adviseurs en collega’s van de callcenters in Groningen en Leeuwarden.
Op het secretariaat werk je samen met een collega-secretaresse die 24 uur (maandag, woensdag en vrijdag) aanwezig is.

Organisatie, planning en coördinatie
Je verzorgt in overleg met de TM’s agendaplanning en –beheer. Bewaakt en attendeert op nakoming. Draagt zorg voor een zo efficiënt mogelijke planning van de agenda’s.

Communicatie
Neemt telefoongesprekken aan, stelt zich op de hoogte van de inhoud, bepaalt de prioriteit en verbindt door, noteert een boodschap of handelt de gesprekken zelf af. Controleert de afhandeling, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Zorgt voor het verstrekken van relevante informatie.
Onderhoudt intern de contacten met collega (directie)secretaresses, facilitaire dienst en extern met relaties van de TM’s.

Correspondentie
Opent en distribueert de post aan de TM’s en UM’s. Stelt schriftelijke stukken op, veelal op basis van gegeven richtlijnen, maar ook zelfstandig en werkt deze uit in de daarvoor geldende huisstijl en zorgt voor verzending.

Informatieverwerking & beheer
Archiveert informatie in het archief en zorgt voor beschikbaarheid ervan.
Bereidt vergaderingen voor en regelt de organisatie (locatie, parkeerplaatsen, catering, audiovisuele middelen). Stelt de agenda en vergaderstukken samen in overleg met betrokken functionarissen.Draagt zorg voor het informeren van de TM’s en UM’s over deelname aan diverse overlegstructuren (bijv. Afdelingsvergaderingen, workshops e.d.)

Administratie
Verzorgt diverse administraties zoals bijv. Declaraties en facturatie.

Diversen
Verricht werkzaamheden van representatieve aard (gastvrouwfunctie).
Verzorgt attenties, relatiegeschenken, bestellingen van kantoorartikelen.
Organiseert (regionale) bijeenkomsten voor de TM’s.
Levert een bijdrage aan de uitvoering van bepaalde projecten..

Aanvullende functie-informatie
- Kennis van de aard van de eigen (hoofd)afdeling en gevoel voor (interne en externe) verhoudingen is van belang.
- Je bent loyaal, stressbestendig, hebt doorzettingsvermogen en goede contactuele eigenschappen.
- Je moet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.
- De functie vereist zelfstandigheid en initiatief. Je bent een echte “doener”.
- De secretaresse vervangt haar collega tijdens afwezigheid en vakanties.

Competenties
- Beheerst de secretariële vaardigheden.
- Beheerst de Nederlandse taal.
- Kennis van het Office-pakket, m.n. plannen in Outlook
- Werk- en denkniveau: HAVO/VWO plus aanvullende vakopleidingen



Werktijden
Je werkt op dinsdag en donderdag van 8-17 uur.
De vacature staat uit voor 16 uur/week, je werkt op dinsdag en donderdag. Let op: vanwege een geplande vakantie ben je in de periode van 18 mei tot en met 1 juni 2012 ook in de gelegenheid om op maandag, woensdag en vrijdag te werken.

Heb jij interesse in deze uitdagende baan? Reageer dan nu via bovenstaande link. Vragen? Bel 026-4429444 en vraag naar Natalie Ligtvoet

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO, Universiteit

Plaats

Landelijk (dus ook bij jou in de buurt)

Dienstverbanden

Parttime (overdag)